مكتب الضبط من الإدارات التابعة مباشرة لديوان معالي الأمين العام. ويتولى الإشراف على استقبال جميع المراسلات الواردة بكافة أنواعها من بعثات ومكاتب المنظمة في الخارج ومن الأجهزة والمؤسسات واللجان الدائمة التابعة للمنظمة ومن الممثليات والوزارات، كما يتولى إرسال المراسلات الصادرة من الأمانة العامة إلى الجهات المختلفة سواء عبر الإيميلات أو الفاكس بالإضافة إلى الاستعانة بشركات البريد السريع والعادي. وكذلك بتعامل مكتب الضبط مع المذكرات الداخلية والتي تصدر من مختلف الإدارات بالأمانة العامة.
أنشطة إدارة الضبط:
وتستلم هذه الإدارة كل المراسلات والمذكرات الداخلية والخارجية وتقوم بتلخيص مضمونها وتبسيطها باللغات الرسمية الثلاثة ثم تحويلها إلى ديوان معالي الأمين العام للتوجيهات ثم تقوم الإدارة بإرسال تلك المذكرات والرسائل إلى وجهاتها المختلفة.
وعلى ضوئه، فتنظيم العمل في مكتب الضبط على النحو التالي:
1) الموظفون القائمون على المذكرات الواردة من الخارج: حيث يقومون بتلخيص المحتوى وترجمتها باللغات الرسمية الثلاثة ثم إرسالها لمسؤول الإدارة للتصحيح قبل رفعها للديوان
2) الموظفون القائمون على المذكرات الداخلية: حيث يقومون بتلخيص المحتوى وترجمتها باللغات الرسمية الثلاثة ثم إرسالها لمسؤول الإدارة للتصحيح قبل رفعها للديوان.
3) الموظفون القائمون على المذكرات الصادرة والبيانات الصحفية: حيث يقومون بتسجيلها وإرسالها إلى وجهاتها السامية سواء عبر الفاكس أو الإيميل ثم أرشفتها في النظام الإليكتروني (ليزرفيش) والأصول في ملفات الأرشيف بعد تلخيص مضمونها باللغات الثلاث. وأحيانا يتطلب الأمر إرسال الرسائل عبر البريد السريع أو العادي.
وتقوم إدارة على تلبية حاجيات موظفي الأمانة العامة بما يحتاجونه من مستندات (أرشيف) في أي وقت وحين.
وعليه يمكن القول إن مكتب الضبط هو النقطة الحساسة للأمانة العامة والقلب النابض لها. وهنا تكمن أهميتها.